Consideraciones metodológicas

De acuerdo a su captación, se distinguen dos categorías de registros administrativos: aquellos de captación continua, lo que implica que los hechos pueden ser registrados a medida que transcurren; y los de inventario, que implican el registro de los hechos en un momento o fecha determinada (INEGI, 2012, p. 2).

En consideración a que los datos son generados por las instituciones de forma interna, cada dato dispone de particularidades y estructuras autorreferentes. Es deber del Instituto Nacional de Estadísticas (INE) establecer lineamientos y criterios que garanticen la estandarización y mejoramiento en sus procesos de captación. Mediante convenios de intercambio de información entre instituciones, es posible el rediseño de los métodos administrativos de captación de información, así como también el asesoramiento en la armonización de sus conceptos y el incentivo para su utilización eficiente, con el objeto de facilitar el tratamiento estadístico posterior.

Desde este punto de vista, el alcance de la información contenida para cada uno de los dominios culturales se «reduce» a los datos estadísticos de las instituciones u organizaciones formales, «perdiendo» con esto todo aquello que los organismos públicos o privados no registran bajo estas categorías. En esta perspectiva, la metodología empleada para la construcción de esta publicación se basa en el procedimiento de registros administrativos INE, que consta de ocho etapas: detección de necesidades, diseño, construcción, recolección, procesamiento, análisis, difusión y evaluación.

La captación de los registros administrativos se lleva a cabo mediante instrumentos propios de las entidades que los registran, tales como planillas, formularios, fichas, libros de actas, sistemas informáticos, entre otros, con una periodicidad previamente establecida (continua o inventario). Debido a que estos registros administrativos recaban información interna de las instituciones, no necesariamente son concebidos para fines estadísticos. Su procesamiento y agregación (de constituirse como datos individuales a datos agregados y generales) están a cargo de las oficinas de estadísticas.

Dado que estos registros disponen de ciertas ventajas comparativas y competitivas respecto de otros levantamientos estadísticos —como, por ejemplo, las encuestas por muestreo—, constituyen un insumo para la generación de estadísticas de gran utilidad para aproximarse a los fenómenos económicos, sociales y culturales. Algunas de las principales ventajas que presenta el trabajo con registros administrativos son las siguientes:

1. Miden los atributos de la totalidad de las unidades de análisis de la población en estudio, contrariamente a lo que ocurre con las estadísticas obtenidas por muestreo probabilístico, donde los valores corresponden a estimaciones.
2. Representan un bajo costo en la producción de datos en relación a las estadísticas por muestras, ya que responden a procedimientos administrativos generados por instituciones, de manera que se reduce el gasto operativo en las oficinas de estadísticas.
3. Se obtienen estadísticas en sectores que producen grandes volúmenes de información de registros, como en comercio exterior, impuestos internos, registros previsionales, registros del sector salud, registros del sector educativo, registros medioambientales, de turismo, de transporte, y otros similares.
4. Permite la circulación de información al interior de entidades públicas y privadas, evitando así la duplicación de esfuerzos.
5. Significa una menor carga de llenado de los formularios para los informantes.
6. Fortalece los sistemas de información en todos los ámbitos territoriales de un país.

 

Entre sus limitaciones se consideran las siguientes:

1. Se requiere construir tablas de conversión para transformar los códigos de la clasificación administrativa en códigos utilizados por la entidad estadística. Esto significa que la racionalidad clasificatoria de la entidad informante no coindice con la racionalidad del ciclo cultural.
2. No presenta conceptos estándares para fines de comparabilidad e integración. Esto significa que, en un dominio cultural, las entidades informantes no mantienen las mismas categorías analíticas, porque sus objetivos son diferentes a los del Ministerio de las Culturas las Artes y el Patrimonio o el INE.
3. Existen diferencias en las definiciones de los conceptos y las variables.
4. Los datos y períodos de referencia no coinciden con la finalidad estadística.
5. Falta de una política de cooperación entre los órganos que suministran los registros; dificultad de acuerdo entre todos los actores e instituciones partícipes y ausencia de leyes estadísticas para todas las desagregaciones territoriales.